「連絡しても返事が遅い」「更新のたびに費用がかかる」「担当者が変わって話が通じなくなった」——今の制作会社から、別の依頼先に変えたいと思うことがあります。
ただ、いざ変えようとすると何を受け取ればいいのか、どう切り出せばいいのかが分かりません。ここを曖昧にしたまま解約すると、サイトやメールが止まってしまうこともあります。
これまで100件以上の制作に関わってきた中で、作り直しの案件も担当してきました。その経験から、引き継ぎの進め方を整理します。
まず順番を間違えない
いちばん大事なのは順番です。解約の連絡を、最初にしてはいけません。
- 新しい依頼先を決める
- 今の制作会社から、必要なものを受け取る
- 新しいサイトを公開する
- そのあとで、今の契約を解約する
先に解約してしまうと、ドメインやサーバーの契約まで一緒に切れてしまうことがあります。そうなるとサイトが表示されなくなり、同じドメインのメールも届かなくなります。
新しい依頼先が決まっていれば、何を受け取ればいいかを一緒に確認してもらえます。自分だけで抱え込まず、先に相談してしまうのが安全です。
引き継ぎで受け取る6つのもの
① ドメインの管理情報
サイトの住所にあたる、いちばん大切なものです。次の3つを確認します。
- 誰の名義で契約しているか
- どの会社で管理しているか
- 次の更新日はいつか
名義が自分なら、ログイン情報を受け取れば済みます。制作会社の名義になっている場合は、自分の名義に移す手続き（移管）が必要で、今の管理者の協力が欠かせません（サイトの権利と名義）。
② サーバーのログイン情報
サイトのデータを置いている場所です。契約の名義と、管理画面に入るための情報を受け取ります。
③ サイトの管理画面の権限
WordPressなどで作られている場合、管理者としてログインできる権限が必要です。記事を投稿できるだけの権限では、引き継ぎの作業ができません。
④ サイトのデータ一式
写真、原稿、ロゴ、デザインのデータなど。契約によっては「納品の対象外」になっていることもあるので、何を渡してもらえるかを確認します。
⑤ アクセス解析などの権限
Googleアナリティクスや Search Console が、制作会社のアカウントで作られていることがあります。過去のデータはあとから取り戻せないので、自分のアカウントに権限を付けてもらいましょう。
⑥ メールの設定
見落とされがちですが、会社のメールアドレスがそのドメインで動いている場合、サーバーを移すとメールが止まることがあります。メールをどこで管理しているかも、必ず聞いておいてください。
実際に困ったこと
作り直しの案件で、私が実際に困ったのは次の2つです。
ひとつは、ドメインの管理者が誰なのか分からなかったことです。
もうひとつは、WordPressの管理権限を受け取るのに時間がかかったことです。前の担当者にお願いしても対応が遅く、困りました。
引き継ぎは、相手の返事を待つしかない場面が多い作業です。だからこそ、早めに、期限を添えて依頼することが大切です。
前の担当者に送る依頼メールの例文
そのまま使える形にしました。〇〇の部分を置き換えてください。
件名：サイト管理情報のご共有のお願い 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇の〇〇です。 このたび、サイトの管理体制を見直すことになりました。 つきましては、下記の情報をご共有いただけますでしょうか。 1. ドメインの契約名義、管理会社、次回の更新日 2. サーバーの契約名義と、管理画面のログイン情報 3. サイト管理画面（WordPress等）の管理者権限 4. サイトで使用している画像・原稿などのデータ 5. アクセス解析・Search Console の権限 6. メールの設定状況（利用しているサーバー） お手数をおかけしますが、 〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。 ご不明な点がございましたら、お知らせください。 よろしくお願いいたします。
ポイントは3つあります。
- 番号を振って、欲しいものを具体的に書く：「一式ください」では、相手も何を出せばいいか分かりません
- 期限を書く：書かないと後回しにされがちです
- 理由は詳しく書かなくていい：「管理体制の見直し」で十分です
依頼先を変えること自体を、この時点で伝える必要はありません。伝える場合の言い方は他社に決めたときの断り方を参考にしてください。
返事が来ない、渡してもらえないとき
依頼しても進まない場合は、次の順で確認します。
- 期限を添えて、もう一度依頼する
- 契約書を確認する：解約時のデータの扱いが書かれていることがあります（契約書は必要？）
- ドメインの名義が自分なら、管理会社に直接問い合わせる：名義人として手続きできる場合があります
それでも解決しない場合や、費用を請求されて判断に迷う場合は、弁護士などの専門家や、商工会議所・商工会に相談してください。契約の扱いは内容によって変わるため、ここで一律には言えません。
新しいサイトに移すときの注意
受け取るものがそろったら、移行の作業に入ります。このとき、ページのURLが変わると、検索で積み上げてきた評価を失うことがあります。見た目を新しくする前に、URLをどう扱うかを新しい依頼先と確認しておきましょう（サイトを作り直すときに気をつけること）。
そして新しいサイトが問題なく動くのを確認してから、前の契約を解約します。数日でも重なる期間を作っておくと、止まる心配がありません。
まとめ
制作会社を変えるときは、新しい依頼先を決める → 必要なものを受け取る → 公開する → 解約するの順番を守ってください。
受け取るのは、ドメイン・サーバー・管理画面の権限・データ一式・アクセス解析の権限・メールの設定の6つ。依頼は具体的に、期限を添えて。相手の返事を待つ時間がいちばん長くなりやすいので、早めに動くのがコツです。
Sea Soundでは、今のサイトからの引き継ぎを含めたご相談もお受けしています。何を受け取ればいいか分からない段階でも、無料相談からお気軽にどうぞ。