ホームページやLPの制作を頼むと、原稿や写真をこちらで用意する場面が出てきます。ところが本業が忙しく、約束した日に間に合いそうにない——。
「怒られるのでは」「迷惑をかけてしまう」と思うと、連絡しづらくなります。そして連絡しないまま、期日が過ぎてしまう。
先にお伝えすると、遅れそうだと分かった時点で伝えれば、段取りを組み直す余地が生まれます。この記事では、伝えるときに入れる内容と、そのまま使える例文をまとめました。
原稿や写真がそろわないのは、よくあること
これまで100件以上の制作に関わってきましたが、原稿や写真が予定どおりにそろわないことは、よくあります。むしろ、そろわないことのほうが多いくらいです。
ですから、遅れそうなこと自体を気に病みすぎる必要はありません。制作を進めるうえで問題になりやすいのは、遅れそのものよりも「いつ届くのかが分からないこと」です。
届く日が分からないと、制作者は予定を組めません。逆に「何が」「いつ」届くかさえ分かれば、ほかの作業を先に進めるなど、段取りを組み直せます。
現場では、こう進めています
原稿や写真がそろっていないとき、制作は次のように進みます。
- デザインは、仮の文章と仮の画像を入れた状態で決まる
- 仮のまま、Webページとして組み上げる作業に入る
- 本物の原稿や写真が届いたら、途中で差し替える
つまり、原稿が届くまで何もできないわけではありません。
ただし、ひとつ問題があります。本物の文章は、仮の文章と文字の量が違うのです。そのため、デザインどおりに収まらず、レイアウトの調整が必要になります。
この調整を小さくするために、遅れを伝えるときには「どれくらいの分量になりそうか」も一緒に伝えてもらえると助かります。次の章でくわしく説明します。
伝えるときに入れる4つのこと
連絡には、次の4つを入れてください。
① 何が遅れるのか
全部なのか、一部なのかを書きます。「会社紹介の文章だけ遅れます」「スタッフの写真がまだです」のように、具体的に伝えましょう。
② いつ出せるのか
新しい日付を書きます。「来週中」よりも「10月20日（火）まで」のほうが、相手は予定を組みやすくなります。
まだ分からない場合は、「いつまでに、出せる日をお知らせします」と書けば十分です。
③ 先に出せるものは何か
そろっているものがあれば、それだけ先に渡します。全部そろうまで待つ必要はありません。
文章が完成していなくても、次のようなものがあると制作者は進めやすくなります。
- 箇条書きのメモ：伝えたい内容が分かる
- だいたいの分量：「300字くらい」「項目は5つ」など
- 手元にある写真：スマホで撮ったものでも、置き場所の見当がつく
特に分量の目安は効果があります。前の章でお話ししたとおり、あとからのレイアウト調整を減らせるからです。
④ 公開日をどうしたいか
公開日を守りたいのか、ずらしてもよいのかを伝えます。
守りたい場合は、間に合わせる方法があるかを相談する形にします。ずらしてもよい場合は、そう書いておくと、相手も無理のない予定を出しやすくなります。
そのまま使える例文
場面ごとに3つ用意しました。〇〇の部分を置き換えてください。
例文1：一部だけ遅れるとき
件名：原稿ご提出の日程について（ご相談） 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇の〇〇です。 〇月〇日にお渡しする予定の原稿について、 一部の提出が遅れそうなため、ご連絡いたしました。 【予定どおりお渡しできるもの】 ・サービス紹介の文章 ・料金表 【遅れるもの】 ・会社紹介の文章（300字ほどになる見込みです） ・スタッフの写真（3名分） 遅れる分は、〇月〇日（〇）までにお渡しします。 公開日は予定どおりでお願いしたいのですが、 この日程で間に合いますでしょうか。 ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
例文2：全体が遅れ、公開日も相談したいとき
件名：原稿ご提出の遅れと、公開日のご相談 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇の〇〇です。 〇月〇日にお渡しする予定の原稿と写真について、 社内の確認に時間がかかっており、 期日までにお渡しすることが難しくなりました。申し訳ありません。 新しい提出日は、〇月〇日（〇）とさせてください。 これに合わせて、公開日を見直していただくことは可能でしょうか。 新しい公開日の目安と、追加の費用がかかるかどうかを 教えていただけますと幸いです。 なお、内容のメモ（箇条書き）であれば、今週中にお送りできます。 先にあったほうがよろしければ、お知らせください。 よろしくお願いいたします。
例文3：いつ出せるか、まだ分からないとき
件名：原稿ご提出の日程について 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇の〇〇です。 〇月〇日にお渡しする予定の原稿ですが、 期日に間に合わない見込みとなりました。申し訳ありません。 現時点では、お渡しできる日をお約束できない状況です。 〇月〇日（〇）までに、あらためて提出日をご連絡いたします。 先に進められる作業がありましたら、 そちらを進めていただけますと助かります。 よろしくお願いいたします。
例文のポイント
- 分かった時点で送る：期日を過ぎてからではなく、遅れそうだと思った時点で
- 日付を書く：出せる日が未定でも、「いつまでに連絡するか」は書く
- 理由は短くていい：長い説明は要りません。「社内の確認に時間がかかっている」で十分です
- 出せるものは先に出す：一部でも、メモでも、相手は進めやすくなります
公開日と費用はどうなる？
遅れを伝えるとき、いちばん気になるのがここだと思います。これは契約や見積もりの内容によって変わるので、一律には言えません。そのうえで、確認しておきたい点は2つです。
公開日
原稿や写真が遅れると、その分だけ公開日も後ろにずれるのが一般的です。どうしても公開日を動かせない事情があるなら、早めにそう伝えてください（急ぎで作りたいとき）。全体の流れの中で、原稿がどの段階で必要になるかは制作の流れと期間の目安にまとめています。
費用
差し替えの回数が増えたり、届いた原稿に合わせてレイアウトを大きく作り直すことになったりすると、追加の作業になる場合があります。
例文2のように、「追加の費用がかかるかどうか」を自分から聞いてしまうのがおすすめです。あとで請求書を見て驚くより、先に聞いておくほうがお互いに安心できます。修正の回数や範囲が見積もりにどう書かれているかも、あわせて確認しておきましょう（契約書は必要？）。
次から遅れないために
原稿づくりが止まる理由のひとつに、「きちんとした文章を書かなければ」と構えてしまうことがあります。
最初から完成した文章を目指す必要はありません。伝えたいことを箇条書きにして渡すだけでも、制作者は内容と分量の見当をつけられます。文章に整える作業まで頼めるかどうかも、あわせて聞いてみてください。写真についても、まず手元にあるものを渡して、足りないものを一緒に確認していくと進めやすくなります（写真・素材の選び方）。
これから依頼する方は、何をいつまでに用意するのかを最初の打ち合わせで確認しておくと、あとで慌てずに済みます（依頼前に準備しておくと良いもの）。
まとめ
原稿や写真が間に合わないときは、遅れそうだと分かった時点で連絡するのがいちばん大事です。
連絡には、何が遅れるか・いつ出せるか・先に出せるもの・公開日をどうしたいかの4つを入れてください。文章が未完成でも、箇条書きのメモと分量の目安があれば、制作者は先の作業を進めやすくなります。
Sea Soundでは、原稿や写真がそろっていない段階からでもご相談をお受けしています。何を用意すればいいか分からない方も、無料相談からお気軽にどうぞ。